غالبًا ما يتواصل معي عميل جديد ثم يطلب وسيلة تواصل مباشرة للنقاش، فأعتذر منه وأذكر له أن وسيلة التواصل الوحيدة التي أعتمدها هي البريد الإلكتروني. بالنسبة لبعضهم، يكون هذا الأمر مناسبًا أو على الأقل مفهومًا، ولجزء آخر منهم، يبدو غريبًا وربما مدهشًا!
أعلم أن وسائل التواصل مثل الواتساب أصبحت لغة العصر، وقد أبدو رجعيًا في هذا الأمر. وأعرف أن جزءًا كبيرًا ممن يقرأون هذه التدوينة قد يستغربون هذا الموقف أو لا يعجبهم، وسيجدون ردودًا بسيطة وسريعة على كل نقطة سأذكرها أدناه.
وبالطبع، لا أنكر استخدام الواتساب في بعض الأحيان الخاصة جدًا، خصوصًا لتسجيلات الصوتية، لكن القاعدة الأساسية لدي هي أنني لا أستخدمه للعمل الفعلي أبدًا. في هذه التدوينة، سأوضح الأسباب التي تجعلني ألتزم بالبريد الإلكتروني في التواصل مع العملاء.
وسيلة مباشرة.. للتشتيت
وسائل التواصل المباشرة تخلق لدي حالة من الضياع والضغط. حتى لو حاولت أن لا أستلم عددًا كبيرًا من العملاء في وقت واحد، فإن السيناريو الذي يتواصل فيه عميلان مختلفان في الوقت نفسه، ويستفسر صديق أو عميل سابق، ويأتيك إشعار من تطبيقات متعددة، هو كابوس بالنسبة لي. لا يمكنني تخيل هذا السيناريو كروتين طبيعي أو أمر بسيط.
متواجد.. الآن؟
البريد الإلكتروني لا يترك شعورًا بالحاجة إلى الرد الفوري، على عكس الوسائل المباشرة التي تتطلب الرد الآن. هل العبارات مثل “هل أنت معي؟ ألو… بانتظارك” غريبة عليك؟ هذه الحالات نادرة في البريد الإلكتروني، بل يمكنك ببساطة عدم فتح بريدك حتى تكون متاحًا للرد. لا حاجة للتوقف عن طعامك أو ما تقوم به للرد.
دائمًا Available
وسائل التواصل المباشرة تشعر العميل بوجودك الدائم. يصبح امساكك للهاتف ووجودك على الإنترنت يعني جاهزيتك للعمل أو الردود، مما يؤدي إلى ضغط نفسي إضافي.
عملنا يحتاج إلى تركيز
في مجال عملنا الذي يحتاج إلى تركيز وراحة نفسية، يكون التواصل المباشر نقيضًا لذلك. بعض الرسائل أو الأسئلة تحتاج إلى تفكير وصياغة، وليس إلى رد فوري. البريد الإلكتروني يسمح لك بالتركيز والرد بأفضل شكل ممكن.
الوقت الضائع
قد تظن أن وسائل التواصل المباشرة أسرع، لكن الحقيقة أنها غالبًا ما تستغرق وقتًا أطول. البريد الإلكتروني يجبرك على الاختصار وإيصال الفكرة بوضوح. بينما في الواتساب، يمكن أن يتحول نقاش بسيط إلى محادثة طويلة تستغرق ساعات.
البريد يعني الأرشفة والترتيب
البريد الإلكتروني يوفر بيئة منظمة ومرتبة. يمكنك العودة إلى الرسائل السابقة بسهولة ودون تشتيت. بينما في وسائل التواصل المباشرة، تجد نفسك في فوضى من الرسائل والملفات والصور والمكالمات.
وأحيانًا تحتاج إلى التفكير
بعض الأسئلة تحتاج إلى وقت للتفكير وصياغة الرد. وسائل التواصل المباشرة تضغط عليك للرد الفوري، مما قد يؤدي إلى نقاشات سريعة وغير مدروسة.
في النهاية…
هذه التدوينة تعكس تجربتي الشخصية وموقفي تجاه استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة أساسية في التواصل بالعمل. قد لا يتفق الجميع معي، لكنني وجدت أن هذا الأسلوب ساعدني في الحفاظ على تركيزي ولياقتي الذهنية. وإذا كنت تستخدم وسائل التواصل المباشرة بشكل كبير، أنصحك بتنظيم محادثاتك قدر الإمكان لضمان استمرارك في عملك بطريقة مريحة وهادئة.
